L’AG 2018 - Fil rouge : impliquer les bénévoles !
January 19, 2018 17:08

L’AG d’YFU n’est qu’une partie des activités et animations proposées lors du « WE des bénévoles » qui aura lieu les 24 et 25 mars ; mais c’est l’instance la plus importante d’une année.

L’AG est seule compétente pour décider des actes essentiels de l’Association et pour se prononcer sur toutes les questions qui dépassent les compétences des autres groupes ou instances : salariés et directeur, Conseil d’Administration, coordinateurs et même président.

Au vu de l’importance de l’événement, le CA a souhaité cette année particulièrement encourager les bénévoles à se l’approprier, et à y participer directement de plusieurs façons.

L’équipe organisatrice : bénévoles et salariés sur le coup !

Pour l’AG 2018 c’est sous la forme d’un projet bénévole que le CA a choisi d’organiser l’événement. Ainsi, une équipe de 6 bénévoles travaillent ensemble avec les salariées Marine Martin (Chargée de communication), et Anne Beaumont (Chargée des bénévoles) pour organiser le « Week-end des bénévoles » : l’AG statutaire en elle-même ne dure que 2 heures, mais chaque année des événements annexes sont proposés aux participants dans le cadre de ce « Week-end des bénévoles» (souvent des ateliers ou des visites diverses).

Témoignage de Audrey Blet, bénévole membre de l’équipe organisatrice :

« Etant plus disponible cette année, je suis contente de pouvoir continuer à m’engager auprès d’YFU. J’avais peur d’être cantonnée au rôle d’organisation des réunions régionales, et non associée aux gros projets nationaux. Ma participation à un projet de ce type en 2016 (la refonte de l’Atterrissage) m’avait permis de mieux comprendre le fonctionnement de ces événements et prendre goût à la découverte des coulisses YFU.

En participant à l’organisation de l’AG 2018, j’espère en retirer un enrichissement personnel et vivre de bons moments de la préparation à la mise en œuvre, et le plaisir de voir se concrétiser le temps et l’application que j’y aurai consacré avec l’équipe. »

Le Week-end des bénévoles : proposez vos propres ateliers !

Le CA a également souhaité encourager les bénévoles à s’approprier les thèmes discutés autour de l’AG dans le cadre du « Week-end des bénévoles ». Ainsi, chaque personne qui souhaite venir à l’AG pourra en amont proposer son propre atelier à animer !

Les bénévoles qui le souhaitent peuvent ainsi librement proposer leurs idées en ligne, via ce formulaire.

Le CA sélectionnera ensuite les 3 meilleures propositions et les ateliers proposés seront animés par leur auteur avec le soutien d’autres bénévoles ou du staff.

L’exercice n’étant pas forcément évident, des RDV à distance pour vous guider et vous aider à préciser vos idées éventuelles d’ateliers seront organisés en janvier. Si vous souhaitez y participer, il suffit de vous inscrire ici : https://docs.google.com/forms/...

En remerciement de votre implication, les bénévoles dont les ateliers auront été retenus verront leur participation au Week-end des bénévoles gratuite, et les bénévoles qui les soutiendront dans l’animation de l’atelier verront leur participation à l’événement réduite à seulement 10€ !

Le format de l’AG en World café : participatif et convivial

Quand on dit que l’Assemblée Générale est souveraine, cela signifie qu’elle peut révoquer les administrateurs, fermer l’association ou voter des propositions engageant le devenir de l’Association.

Mais tout cela doit se faire dans les règles fixées sous peine d’annulation des décisions et des votes; c’est pourquoi préparer une AG demande de la rigueur et de l’organisation.

Les points obligatoires de l’ordre du jour peuvent être rébarbatifs; en effet, les présentations orales même avec le renfort de graphiques, de tableaux doivent être complets puisque soumis au vote des adhérents. Cette forme de présentation en assemblée plénière telle que mise en place les années précédentes ne favorise pas non plus les échanges. Aussi avons-nous décidé de casser un peu ce modèle cette année au profit de la méthode du World café : en formant des petits groupes qui pourront échanger après une présentation simplifiée et synthétique des différents rapports.

Alors, bénévoles, l’AG, cette année, c’est vous !

Jean-Pierre Pinet, Président de YFU France

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